Kể từ khi Gmail ra mắt cách đây 18 năm, nhiều người trong chúng ta đã thu thập một lượng email dường như vô tận từ gia đình, bạn bè và đối tác kinh doanh. Nhiều trong số hàng nghìn email đó mang theo ảnh em bé, ảnh cưới, sơ yếu lý lịch, bài báo, kịch bản, PDF, JPG và gif hài hước. Chúng ta thậm chí không đề cập đến tất cả các thư rác chúng tôi nhận được. Đã bao nhiêu lần bạn được thông báo rằng chú Hoàng tử Nigeria vô danh của bạn đã chết và để lại cho bạn một nghìn tỷ đô la?
Google cung cấp 15 GB để lưu trữ tất cả các email quý giá này, nhưng 15 GB sẽ không tồn tại mãi mãi và trừ khi bạn sẵn sàng chi thêm tiền, điều tốt nhất nên làm là dành thời gian để xóa các email và tệp mà bạn thực sự không sử dụng cho và cũng để đảm bảo rằng tất cả thư rác tốn nhiều công sức đó cũng biến mất. Làm như vậy sẽ giúp bạn theo dõi các email quan trọng thực tế và giải phóng tất cả dung lượng bạn cần cho dữ liệu đáng lưu giữ.
Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google trên máy tính trong khi sử dụng trình duyệt yêu thích của mình. Mặc dù bạn có thể xóa email bằng ứng dụng điện thoại iPhone hoặc Android, nhưng các công cụ tốt nhất của Google có sẵn từ trình duyệt trên máy tính để bàn.
Trước khi tiếp tục, bạn nên kiểm tra dung lượng lưu trữ còn lại trong Google One. Nếu bạn có Gmail, thì bạn có tài khoản Google One, cho dù bạn có biết hay không. Vì vậy, bước một là mở tài khoản Google One của bạn (mở trong tab mới) (Mở trong tab mới) và nhấp vào ô được đánh dấu là “Bộ nhớ”. Điều này sẽ cho bạn biết tổng dung lượng bạn đang sử dụng trên Google Drive, Gmail và Google Photos.
Bạn cũng có thể thực hiện việc này bằng cách đăng nhập vào tài khoản Google của mình, nhấp vào biểu tượng tài khoản ở góc trên cùng bên phải, chọn “Quản lý tài khoản Google của bạn” và cuộn xuống để tìm “Bộ nhớ tài khoản”. Bạn cũng có thể truy cập Google Drive của mình (mở trong tab mới) (Mở trong tab mới) để xem phân tích.
Được rồi, bây giờ chúng ta đã biết mức độ tích trữ kỹ thuật số đang diễn ra, chúng ta có thể giải quyết vấn đề đó.
Cách giải phóng bộ nhớ Google One bằng Gmail và Google Drive (Tín dụng hình ảnh: Tương lai)
Cách xóa tất cả email trong Gmail
Nếu bạn đã có tài khoản Gmail của mình trong nhiều năm thì bạn có thể bị sốc khi biết nó đang sử dụng bao nhiêu dung lượng lưu trữ, may mắn thay, đây là một trong những tài khoản dễ dọn dẹp nhất. Bây giờ chúng tôi không ủng hộ việc tuyên bố phá sản toàn bộ email và xóa tất cả email của bạn theo đúng nghĩa đen (mặc dù điều đó nghe có vẻ không tự do), nhưng bạn có thể xóa toàn bộ danh mục email mà bạn không muốn hoặc không cần. Như bạn có thể thấy qua bức ảnh trên, tôi đã trả tiền cho Google để có thêm dung lượng vì tôi chưa bao giờ dành thời gian để dọn dẹp email của mình trước ngày hôm nay. Vì vậy, trừ khi bạn muốn một hộp thư đến chứa đầy “Bố, hãy gửi thêm tiền!”, tôi khuyên bạn nên làm theo.
1. Một nơi tốt để bắt đầu là cuộn xuống trang và nhấp vào “Lấy lại không gian của bạn”.
2. Khi đó, hãy chọn “Giải phóng bộ nhớ tài khoản”.
Cách giải phóng bộ nhớ Google One bằng Gmail và Google Drive (Tín dụng hình ảnh: Tương lai)
3. Tại đây, bạn có thể xem chính xác các email đã xóa và thư rác của mình đang chiếm bao nhiêu dung lượng, sau đó xem lại và xóa chúng.
4. Chỉ cần nhấp vào từng tùy chọn và bạn sẽ được đưa đến một trang web sẽ hiển thị cho bạn tất cả các email trong các tệp bạn đã chọn.
5. Quét qua chúng để đảm bảo không có cái nào quan trọng. Ở phía trên bên trái, chọn tất cả các mục, sau đó ở phía trên bên phải, chọn “Xóa tất cả” và bạn đã hoàn tất việc đó.
Cách giải phóng bộ nhớ Google One bằng Gmail và Google Drive (Tín dụng hình ảnh: Tương lai)
Như một lưu ý phụ, bạn có thể thường xuyên đảm bảo dọn sạch tất cả các email đã xóa của mình thông qua biểu tượng “Thùng rác” ở bên trái màn hình người dùng Gmail của bạn. Chỉ cần chọn “Thùng rác”, sau đó chọn “Dọn sạch thùng rác ngay” và trong vài giây, tất cả chúng sẽ biến mất. Thật nhanh chóng và dễ dàng.
Cách giải phóng bộ nhớ Google One bằng Gmail và Google Drive (Tín dụng hình ảnh: Tương lai)
Google làm cho việc xóa email của bạn khá dễ dàng và chia nhỏ mọi thứ thành các tab để giúp quá trình ra quyết định trở nên nhanh hơn. Tôi lưu “Tab chính” của mình ở cuối cùng vì đó là nơi mà hầu hết các email cá nhân và quan trọng của tôi kết thúc. Vì vậy, các lựa chọn rõ ràng để bắt đầu đầu tiên là Xã hội và Quảng cáo.
Trong tài khoản Gmail của bạn, hãy chọn “Tab Quảng cáo” và kiểm tra nhanh để đảm bảo rằng bạn không thực sự muốn những email này. Sau đó, ngay phía trên “Tab chính”, chọn hộp chọn “hàng loạt” hình vuông và xem tất cả các email được chọn một cách kỳ diệu. Sau đó, chỉ cần nhấn xóa ở trên cùng và một lần nữa, bạn vừa giải phóng được một số dung lượng.
Cách giải phóng bộ nhớ Google One bằng Gmail và Google Drive (Tín dụng hình ảnh: Tương lai)
Bạn cũng có thể làm điều này cho “Tab xã hội”, sẽ giải phóng rất nhiều dung lượng.
Cách giải phóng bộ nhớ Google One bằng Gmail và Google Drive (Tín dụng hình ảnh: Tương lai)
Khi bạn đã hoàn tất việc xóa các email này, bạn nên chọn biểu tượng “Thùng rác” ở bên trái một lần nữa và xóa hàng loạt mọi thứ. Sau đó, bạn có thể kiểm tra lại dung lượng lưu trữ của mình và xem bạn đã tạo bao nhiêu dung lượng lưu trữ.
Mẹo lọc nhanh để giúp bạn giữ mọi thứ không tì vết
Trong hộp tìm kiếm của Gmail, bạn có thể sử dụng một số từ khóa nhất định làm bộ lọc tìm kiếm để giúp bạn xác định vị trí các email cũ và các vấn đề khác mà bạn có thể không nhận ra vẫn đang chiếm dung lượng.
Nếu bạn gõ “before:05/11/2009”, bạn sẽ thấy tất cả các email được gửi trước ngày đó. Bạn có thể hoán đổi ngày và những thứ này chỉ bằng cách thay đổi chúng thành khoảng thời gian bạn muốn xác định.
Nếu bạn nhập “older_than:2m” trong hộp tìm kiếm, tất cả các email cũ hơn hai tháng sẽ được hiển thị. Bạn cũng có thể sử dụng cụm từ “newer_than” cho các email mới hơn hai tháng. Bạn cũng có thể chuyển số nếu muốn tìm kiếm xa hơn.
Phím tắt tiếp theo này là phím tắt yêu thích của tôi. Nhập “has:attachment” vào thanh tìm kiếm Gmail của bạn và tất cả các email có tệp đính kèm sẽ được hiển thị. Điều này rất hữu ích khi tìm kiếm các tài liệu hoặc ảnh cũ mà bạn có thể muốn tìm.
Một mục yêu thích khác của tôi là “filename:pdf.” Điều này giúp bạn nhanh chóng định vị tất cả các tệp PDF mà bạn đã được gửi. Cuối cùng, một cách hữu ích khác là “từ:Bob” sẽ định vị tất cả các email do Bob gửi cho bạn (hoặc bất kỳ tên nào khác mà bạn nhập vào).
Giữa việc xóa và sử dụng các cụm từ tìm kiếm kỳ diệu này, giờ đây bạn có tất cả những gì bạn cần để giữ cho Gmail của mình sạch sẽ và ngăn nắp.
